Czy wystawiając dokument elektroniczny zastanawiamy się nad jego odpowiednim zabezpieczeniem? Nie wszyscy przedsiębiorcy mają jeszcze świadomość tego, że wysyłając do kontrahenta fakturę drogą mailową powinno się ją odpowiednio zabezpieczyć. Chodzi o to, żeby nikt niepowołany nie otwarł dokumentu, którego otworzyć nie powinien. Wydaje się to takie oczywiste, ale przecież nie każdy ma wiedzę informatyczną i nie każdy potrafi takie dokumenty we właściwy sposób zabezpieczyć.
Bezpieczne wysyłanie dokumentów elektronicznych
Spójrzmy na to od innej strony. Dostajemy na maila fakturę, która została wysłana do nas przez pomyłkę. Otwieramy ją bez zastanowienia i widzimy na niej dane właściwego nabywcy oraz wszystko to co i gdzie zakupił czy też jaką usługę zamówił. Nawet jeśli otworzymy taką fakturę myśląc, że powinna trafić do nas to i tak już tego nie cofniemy ani nie wymażemy z pamięci. I dlatego właśnie rolą każdego przedsiębiorcy jest przesyłanie e-dokumentów online w taki sposób, żeby mogły one zostać otwarte jedynie przez osoby do których powinny one trafić. Jak to zrobić? W bardzo prosty sposób. Wystarczy jedynie skorzystać z programu do kompresji lub archiwizowania danych. Dzięki takim programom możemy w łatwy sposób nadać hasło dla każdego dokumentu, który chcemy rozesłać do naszych klientów lub kontrahentów. Trzeba tylko pamiętać, żeby właściwej osobie podać hasło, dzięki któremu będzie mógł taki dokument elektroniczny otworzyć. I to właściwie rozwiązuje całą kwestię zabezpieczenia dokumentów takich jak chociażby elektroniczne faktury, które dzisiaj wystawia większość przedsiębiorców. Innym rozwiązaniem może być pobranie programu, w którym od razu można wystawić fakturę zabezpieczoną wymyślonym przez nas hasłem. Bez względu na rozwiązanie, z którego skorzystamy, efektem będzie bezpieczeństwo wysyłanych przez nas dokumentów.
Każdy dokument elektroniczny wysyłany drogą mailową można w łatwy sposób zabezpieczyć hasłem. Nawet jeśli nie wie się jak to zrobić to można pooglądać poradniki dostępne w internetowych serwisach video. Wystarczy tylko pobrać program do archiwizacji i to w zasadzie rozwiązuję całkowicie tą kwestię. Dla każdego klienta, do którego wysyłamy fakturę, ustalmy odrębne hasło. Można je dostarczyć do klienta chociażby smsem.
